Tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuoja

Rekisterit:

Työnhakijoiden ja työnantajien lomakkeiden luettelo sekä ammattiliittoluettelo ja ilmoituskanavan ilmoitukset

  • Jot-Rentin toimistolla lukitussa kaapissa paperiversiot
  • Jot-Rentin office365-palvelun pilvessä excel-versiot
  • Käyttöoikeudet luetteloihin toimihenkilöillä
  • Kaapissa lukko, avaimet toimihenkilöillä
  • Pilvessä henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat toimihenkilöillä

Työntekijöiden tiedot Jot-Rentin palkanlaskujärjestelmässä

  • Jot-Rentin toimistolla suojatuissa ja salatuissa 1. ja 2. tietokoneissa
  • Käyttöoikeudet tietoihin assistentillä ja toimitusjohtajalla
  • Palkanlaskujärjestelmässä henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat

Työntekijöiden työterveyshuoltorekisteri 

  • Terveystalon pilvessä
  • Suojattu palvelin
  • Käyttöoikeudet tietoihin toimitusjohtajalla ja assistentilla
  • Henkilökohtainen tunnus ja salasana toimitusjohtajalla sekä assistentilla

Työntekijöiden palkkatiedot

  • Tilitoimistolla
  • Suojattu palvelin
  • Käyttöoikeudet tietoihin assistentillä ja toimitusjohtajalla
  • Henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat assistentillä ja toimitusjohtajalla

Tietojen käsittely

  • Tietojen käsittelyoikeus toimihenkilöillä
  • Jot-Rent kysyy luvan tietojen rekisteröintiin jokaiselta erikseen (myös työsopimuksessa)
  • Alle 16 vuotiailta huoltajan lupa
  • Työhakemukset säilytetään 6 kk, työvoimahakemukset 5v, jonka jälkeen poistetaan täydellisesti
  • Dokumentit kuten esimerkiksi työsopimukset säilytetään toimintajärjestelmän ja lain ohjeiden mukaisesti
  • Kaikilla rekisterin henkilöillä on poisto- ja muokkausoikeus omiin tietoihinsa
  • Rekisteritiedot säilytetään toimintajärjestelmäkansiossa lukitussa kaapissa Jot-Rentin toimistolla ja office365 pilvessä
  • Kaapissa lukko, avaimet toimihenkilöillä
  • Pilvessä toimihenkilöillä henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat
  • Tietosuojavastaavalla ilmoitusvelvollisuus valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen sattuessa
  • Kirjalliset sopimukset pakollisia

Liitteet toimistolla lukitussa kaapissa

  • Vahvistus Tilitoimisto
  • Vahvistus Terveystalo
  • Vahvistus Office365
  • Mindmap rekistereistä

Kuluttajariitatilanteet

  • Jos kauppasopimusta koskevaa erimielisyyttä ei saada ratkaistuksi osapuolten välisillä neuvotteluilla, kuluttaja voi saattaa asian kuluttajariitalautakunnan ratkaistavaksi (www.kuluttajariita.fi)
  • Ennen asian viemistä kuluttajariitalautakunnan käsittelyyn kuluttajan tulee olla yhteydessä kuluttajaneuvontaan (www.kuluttajaneuvonta.fi)

Tietosuoja

Tietosuojan tarkoitus on suojata henkilötietoja. Henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, joista henkilö voidaan tunnistaa suoraan (esim. nimi tai henkilötunnus) tai epäsuorasti (esim. verkkotunnistetieto).

Kun käsittelemme henkilötietojasi, noudatamme lainsäädäntöä ja hyvää tiedonkäsittelytapaa.

1. Rekisterinpitäjä: Jot-Rent Oy, Huoltokatu 4, 92150 Raahe, 050 341 4870

2. Tietosuojavastaava ja tietojen käsittelijä: Toimitusjohtaja Juha Joensuu, 050 341 4870, juha.joensuu@jot-rent.fi

Tietojen käsittelyoikeudet toimihenkilöillä: Assistentti Hanna Ervasti, Työnjohtaja Jarkko Markus, Työnjohtaja Tomi Tervo, Työnjohtaja Asko Tuomaala

3. Rekisterin nimi

flo-rent.fi -verkkosivuston lomakkeella kerättyjen henkilötietojen rekisteri
 
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilö- ja asiakastietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito
sekä mainonta ja markkinointi. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin ja liiketoiminnan kehittämistarkoituksiin.
 
5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi ja yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite). 
 
6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan flo-rent.fi-sivuston lomakkeilla lähetetyistä viesteistä.
 
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja ei luovuteta eteenpäin lukuunottamatta tässä dokumentissa mainittuja kolmansia osapuolia, ellei laki nimenomaisesti sitä vaadi. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista.
 
8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilyttäminen

Rekisterin käytössä ja käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Pääsy tietoihin on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterinpitäjä huolehtii, että tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen ja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
 
9. Rekisteröidyn oikeudet

Henkilötietojasi koskien sinulla on oikeus: tarkastaa itseäsi koskevat henkilötiedot, oikaista tiedot, rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, vastustaa käsittelyä, peruuttaa suostumuksesi ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuoja.fi). Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Pyyntö tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle, ja pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
 
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Evästekäytänteet